最近ちょっと目にする機会があったので。
ドリゲブログ復活一稿目にメールマナーについて書こうと思います。
私が大学に行っている時は「ネチケット」と云われるものがあって、その中には全角35字改行や、半角カナの禁止、署名の添付、書き出し方法など色々なスタンダードが生まれて利用者に浸透していった。
それまでの手紙文化を踏襲した人達からは、段落の一字下げや拝啓などの起筆、時候の挨拶の欠落などそれでも様々に言われた気がする。
今は更に携帯メール層が加わってまた少し変化してきたところだ。私が気をつけているマナーを書いてみようと思う。気にするポイントはパソコンでも携帯でも見ていて不快にならない書き方を心がけるという事だ。
PC編。
１．宛先、CC、BCCは正確に使い分け、且つ誰に送っているものなのかを本文にも入れる。本文部分でfrom-to位は把握できる様にする。
２．件名は用件を簡潔に。特に最初の8文字程度で大意を把握できるように心がける。返信は文意がずれない限り相手のタイトルにReの付く基本形で返信する。
３．文頭は宛先を意識して社名と名前で。肩書きや部署名は最小限にする。続く「お世話になっております。」等は長くなりすぎず丁寧に。
４．用件の核心をなるべく上部に持ってくる。
５．改行は句点で行う。長くなった分は読店で行う。
６．繰り返して返信する場合でも、3つ以上前のやり取りは残さない。
７．初回は丁寧に、返信が続く時はより完結に。を心がける。
基本は「携帯でも読まれる事を前提にして書く」という事。
次に携帯メールからPCメールへの打ち方。
１．件名をきちんとつける。
２．本文文頭の宛先・自分の名前は必ずつける。
３．改行を句点で行う。
こちらは「PCで読まれる事も意識して書く」事が大切だ。
しかし最も大事だと思うことは、このメールで何を大切にしなければならないか？を把握する事。
初回のお互いの事をあまり知らない間柄であれば、可能な限り丁寧なメールを作成するべきだし、クイックなレスポンスが望ましい場合であれば携帯で最小限簡潔に送ればそれでいい。
メールチェックの9割が携帯上であり、クイックレスポンスがマナーとして重要な位置を占めるようになった現在、自分の定義しているメールマナーを洗いなおしてみる事も大切だと思う。